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Decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
(S. O. alla G. U. n. 42 del 20 febbraio 2001)
NOTA. Testo coordinato con le
modifiche apportate dal DLgs 23 gennaio 2002, n. 10
- Le parti modificate sono in carattere corsivo.
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87, comma quinto, della
Costituzione;
VISTO l’articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50 come modificato
dall'articolo 1, comma 6, lettera e) della legge 24 novembre 2000, n.340;
VISTO il punto 4) dell’allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il decreto legislativo recante il testo unico delle disposizioni
legislative in materia di documentazione amministrativa;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico
delle disposizioni regolamentari in materia di documentazione
amministrativa;
VISTE le deliberazioni preliminari del Consiglio dei Ministri adottate
nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
VISTO il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell’articolo 8
del decreto legislativo 28 agosto 1997 n.281, espresso nella riunione del
14 settembre 2000;
UDITO il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva
per gli atti normativi nell’adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere delle competenti Commissioni della Camera dei
deputati e del Senato della Repubblica;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei Ministri adottata nella riunione
del 15 dicembre 2000;
SULLA PROPOSTA del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro
per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri dell’interno e della
giustizia;
EMANA
il seguente decreto:
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1
(R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o,
comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative
modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del
presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del
titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da
una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’
identificazione personale del titolare.
d) DOCUMENTO D’IDENTITÀ la carta di identità ed ogni altro documento
munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o
informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di
altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità
personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO D’IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta
d’identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione
pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione e partecipazione a
terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o
registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni
pubbliche.
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto
dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati di cui alla
lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETA’ il documento,
sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali e
fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme
previste dal presente testo unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l’attestazione, da parte di un
pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua
presenza, previo accertamento dell’identità della persona che
sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l’attestazione ufficiale della
legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti,
certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma
stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l’attestazione, da parte di una
pubblica amministrazione competente, che un’immagine fotografica corrisponde
alla persona dell’interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informatica (validazione)
basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una
privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con
l’utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni
sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli accertamenti
d’ufficio ai sensi dell’art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici
servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati
contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle
amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle
risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle
procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione
dei documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l’apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle
informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2
(L)
Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la
formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la
trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti
agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici
servizi, nei rapporti con l’utenza, e ai privati che vi consentono. Le
norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute
nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto
dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3
(R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si
applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e
agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o
in uno dei Paesi dell’Unione europea. (R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione regolarmente
soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità
personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti
pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle
leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione e la
condizione dello straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare
nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione
delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra
l’Italia ed il Paese di provenienza del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante
certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali
della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4
(R)
Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del
dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a
lui resa dall’interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere. (R)
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi
in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua
assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea
retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell’identità del dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia
di dichiarazioni fiscali. (R)
Articolo 5
(L)
Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla potestà dei
genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti
dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore
esercente la potestà, dal tutore, o dall’interessato stesso con
l’assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6
(L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno
facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di
cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la
corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a
garantire la conformità agli originali.Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le
modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione. (L)
2. Gli
obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1
si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche
se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica
nella pubblica amministrazione. (L)
3. I limiti
e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei
documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo
tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti
con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni
pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse
storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo
29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7
(L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli
altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche
promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la
conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua
straniera, di uso comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni
al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8
(R)
Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentite l’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione e il Garante per la
protezione dei dati personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate
dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza
almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico anche
con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9
(R)
Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i
dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni,
costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile
effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati
relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e,
per il materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa,
dell’interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10
(R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1. Il documento informatico ha l'efficacia
probatoria prevista dall'articolo 2712 del codice civile, riguardo ai
fatti ed alle cose rappresentate.
2. Il documento informatico, sottoscritto con
firma elettronica, soddisfa il requisito legale della forma scritta. Sul
piano probatorio il documento stesso è liberamente valutabile, tenuto
conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Esso
inoltre soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del
codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o
regolamentare.
3. Il documento informatico, quando è
sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica
avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed è
generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa
inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle
dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto.
4. Al documento informatico, sottoscritto con
firma elettronica, in ogni caso non può essere negata rilevanza giuridica
né ammissibilità come mezzo di prova unicamente a causa del fatto che è
sottoscritto in forma elettronica ovvero in quanto la firma non è basata
su di un certificato qualificato oppure non è basata su di un certificato
qualificato rilasciato da un certificatore accreditato o, infine, perché
la firma non è stata apposta avvalendosi di un dispositivo per la
creazione di una firma sicura.
5. Le disposizioni del presente articolo si
applicano anche se la firma elettronica è basata su di un certificato
qualificato rilasciato da un certificatore stabilito in uno Stato non
facente parte dell'Unione europea, quando ricorre una delle seguenti
condizioni:
a) il certificatore possiede i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE
del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, ed è
accreditato in uno Stato membro;
b) il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito
nella Comunità europea, in possesso dei requisiti di cui alla medesima
direttiva;
c) il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in
forza di un accordo bilaterale o multilaterale tra la Comunità e Paesi
terzi o organizzazioni internazionali.
6. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono
assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro
dell'economia e delle finanze.
Articolo 11
(R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma digitale secondo le
disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Articolo 12
(R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13
(R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi
notarili di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e
conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del
presente regolamento e secondo le regole tecniche definite col decreto di
cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14
(R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via
telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o
di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla
legge.
Articolo 15
(L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di
atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16
(R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati
personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675,
i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni
possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e
qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente
necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono
acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il
certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed
uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente
concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero
della sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina
nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati
statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei
dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel
rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela
della riservatezza dei dati personali.
Articolo 17
(R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per
via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza
telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo
informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul
contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via
telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per
espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese
pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti,
i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di
proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al
destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18
(L-R) Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse
possono essere validamente prodotte in luogo degli originali. (L)
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è
depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento,
nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro
funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di
conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del
pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e
il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento
consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a
margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti
informatici si applicano le disposizioni contenute nell’articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare
alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di
un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente
a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza
obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In
tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento
in corso. (R)
Articolo 19
(R)
Modalità alternative all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di
notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la
copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una
pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia
di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della
copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati
dai privati.
Articolo 20
(R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi
a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o
riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali,
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata la firma digitale di colui che
li spedisce o rilascia, secondo le disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto informatico di documenti,
formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte
se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al
documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e
documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
nell’articolo 8, comma 2.
Articolo 21
(R)
Autenticazione delle sottoscrizioni.
1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza
o dichiarazione da produrre agli organi della pubblica amministrazione,
nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui
all’art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al
comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di
benefici economici, l’autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione
o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso,
l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico
ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta
in sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante,
indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di
autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché
apponendo la propria firma e il timbro dell’ufficio. (R)
SEZIONE V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22
(R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in
grado di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la
validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una
privata ed una pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito
dei sistemi di validazione o di cifratura di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi
asimmetriche, destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto
titolare, mediante il quale si appone la firma digitale sul documento
informatico o si decifra il documento informatico in precedenza cifrato
mediante la corrispondente chiave pubblica.
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche
destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma
digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi
asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici
utilizzati nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di
verifica dell’identità personale basati su specifiche caratteristiche
fisiche dell’utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica,
applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di validazione,
mediante la quale si garantisce la corrispondenza biunivoca tra chiave
pubblica e soggetto titolare cui essa appartiene, si identifica
quest'ultimo e si attesta il periodo di validità della predetta chiave ed
il termine di scadenza del relativo certificato, in ogni caso non
superiore a tre anni;
g) per validazione temporale, il risultato della procedura
informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti
informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica
o logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo
pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi dei
certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del certificato, l’operazione con cui il certificatore
annulla la validità del certificato da un dato momento, non retroattivo,
in poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un determinato
periodo di tempo;
n) per validità del certificato, l'efficacia, e l'opponibilità al
titolare della chiave pubblica, dei dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di carattere tecnico, ivi compresa
ogni disposizione che ad esse si applichi.
Articolo 23
(R)
Firma digitale
1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di
documenti informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere
apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma
digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista
per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La firma digitale deve riferirsi in maniera
univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti
cui è apposta o associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve
adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica non
risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o sospesa ad
opera del soggetto pubblico o privato che l'ha certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante
una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata sottoscrizione.
La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento
della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti
interessate.
6. L'apposizione di firma digitale integra e
sostituisce, ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, l'apposizione
di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la firma digitale devono potersi
rilevare nei modi e con le tecniche definiti con il decreto di cui
all’articolo 8, comma 2, gli elementi identificativi del soggetto
titolare della firma, del soggetto che l'ha certificata e del registro su
cui essa è pubblicata per la consultazione.
Articolo 24
(R)
Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo
2703 del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è
autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale
è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della
sua identità personale, della validità della chiave utilizzata e del
fatto che il documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e
non è in contrasto con l’ordinamento giuridico ai sensi dell'articolo 28,
primo comma, n. 1 della legge 6 febbraio 1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del
pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve
essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di
supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica
autenticata dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20,
comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta
in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel
documento informatico presentato o depositato presso pubbliche
amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento
per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica
amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono
apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente
testo unico.
Articolo 25
(R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è
sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente
testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce
ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26
(R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare della coppia di chiavi asimmetriche
può ottenere il deposito in forma segreta della chiave privata presso un
notaio o altro pubblico depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede il deposito
può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto idoneo a cura del
depositante e deve essere consegnata racchiusa in un involucro sigillato
in modo che le informazioni non possano essere lette, conosciute od
estratte senza rotture od alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto applicabili.
Articolo 27
(R)
Certificazione delle chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8, comma 1 deve
munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere pubblica una di esse
mediante la procedura di certificazione.
2. Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite
per un periodo non inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal
momento iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma
telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le
attività di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi,
sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività, in
apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica, predisposto
tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, e dotati dei seguenti requisiti, specificati con il
decreto di cui all’articolo 8, comma 2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non inferiore a quello
necessario ai fini dell'autorizzazione all'attività bancaria, se soggetti
privati;
b) possesso da parte dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti
che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso
banche;
c) affidamento che, per competenza ed esperienza, i responsabili tecnici
del certificatore
e il personale addetto all'attività di certificazione siano in grado di
rispettare le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e dei relativi prodotti, sulla base
di standard riconosciuti a livello internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma 1
può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di
licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro dell'Unione
europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di equivalenti
requisiti.
Articolo 28
(R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche o della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure
organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della
certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato avente le caratteristiche
fissate con il decreto di cui all’articolo 8, comma 2;
c) specificare, su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo
interessato, la sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri
titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati
personali, emanate ai sensi dell’articolo 15, comma 2 della legge 31
dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla revoca od alla sospensione del
certificato in caso di richiesta da parte del titolare o del terzo dal
quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso della
chiave, di provvedimento dell'autorità, di acquisizione della conoscenza
di cause limitative della capacità del titolare, di sospetti abusi o
falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e della sospensione della
coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno sei
mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente rilevazione
della documentazione da parte di altro certificatore o del suo
annullamento.
Art. 28-bis
(L)
Responsabilità del certificatore
1. Il certificatore che rilascia al pubblico un
certificato qualificato o che garantisce al pubblico l'affidabilità del
certificato è responsabile, se non prova d'aver agito senza colpa, del
danno cagionato a chi abbia fatto ragionevole affidamento:
a) sull'esattezza delle informazioni in esso contenute alla data del
rilascio e sulla loro completezza rispetto ai requisiti fissati per i
certificati qualificati;
b) sulla garanzia che al momento del rilascio del certificato il
firmatario detenesse i dati per la creazione della firma corrispondenti
ai dati per la verifica della firma riportati o identificati nel
certificato;
c) sulla garanzia che i dati per la creazione e per la verifica della
firma possano essere usati in modo complementare, nei casi in cui il
certificatore generi entrambi.
2. Il certificatore che rilascia al pubblico un
certificato qualificato è responsabile, nei confronti dei terzi che
facciano ragionevole affidamento sul certificato stesso, dei danni
provocati per effetto della mancata registrazione della revoca o
sospensione del certificato, salvo che provi d'aver agito senza colpa.
3. Il certificatore può indicare, in un
certificato qualificato, i limiti d'uso di detto certificato ovvero un
valore limite per i negozi per i quali può essere usato il certificato
stesso, purché i limiti d'uso o il valore limite siano riconoscibili da
parte dei terzi. Il certificatore non è responsabile dei danni derivanti
dall'uso di un certificato qualificato che ecceda i limiti posti dallo
stesso o derivanti dal superamento del valore limite.
Articolo 29
(R)
Chiavi di cifratura della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla generazione,
alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo delle chiavi
pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui all'articolo 8 sono
disciplinate le modalità di formazione, di pubblicità, di conservazione,
certificazione e di utilizzo delle chiavi pubbliche delle pubbliche
amministrazioni.
3. Le chiavi pubbliche dei pubblici ufficiali non
appartenenti alla pubblica amministrazione sono certificate e pubblicate
autonomamente in conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono
l'uso delle firme autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti
giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi
professionali legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti
sono certificate e pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o
suoi delegati.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE.
Articolo 30
(L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il
nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico
ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della
legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31
(L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non
sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o
pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati.
Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del
rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 32
(L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o legalmente
riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o
legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio
da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la
scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33
(L)
Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello
Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da
queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati
all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le
firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro
delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma
precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero
dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un
traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello
Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a
cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Articolo 34
(L)
Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di documenti
personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie presentate
personalmente dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le
fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato
dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per
il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del
pagamento dell'imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35
(L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico
viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere
sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del
comma 2. (R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti
termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di
fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da
un’amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non
è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo
specifica istanza del richiedente. (L)
Articolo 36
(L)
Carta d’identità e documenti elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il
rilascio della carta d'identità elettronica, del documento d'identità
elettronico e della carta nazionale dei servizi sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, adottato su proposta del Ministro
dell'interno, di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, con
il Ministro per l'innovazione e le tecnologie e con il Ministro
dell'economia e delle finanze, sentito il Garante per la protezione dei
dati personali.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo
documento, rilasciato a seguito o della denuncia di nascita e prima del
compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d’identità e il documento elettronico
possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con
esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare
l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo
dei portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono
essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti,
occorrenti per la firma elettronica.
4. La carta d'identità elettronica e la carta
nazionale dei servizi possono essere utilizzate ai fini dei pagamenti tra
soggetti privati e pubbliche amministrazioni, secondo le modalità
stabilite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri o, per
sua delega, del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, di concerto
con il Ministro dell'economia e delle finanze, sentita la Banca d'Italia.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, del
Ministro per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro dell'economia e
delle finanze, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e
la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole tecniche
e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati per la
produzione della carta di identità elettronica, del documento di identità
elettronico e della carta nazionale dei servizi.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata
dai decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in
materia di protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni,
nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità di
utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per l’erogazione
di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto
cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno
precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37
(L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le
leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel
quale è apposta la firma da legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38
(L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare
alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici
servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica. (L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via
telematica sono valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un
certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e
generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura;
b) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con
l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei
servizi. (L)
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai
gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato
in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate
unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di
identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è
inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento
di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti
di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei
limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della
legge 15 marzo 1997, n. 59. (L)
Articolo 39
(L)
Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la
partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte
le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di
abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad
autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40
(L)
Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a
stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona,
nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico
documento.
Articolo 41
(L)
Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche
amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti
a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni
hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di
legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello
stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato
civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o
esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in
cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni
contenute nel certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data
di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono
richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione
dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la
autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione
si applicano le disposizioni di cui all'articolo 76.
Articolo 42
(R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al
termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti
"certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43
(L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di
pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che
siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse
stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i
soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio
le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato,
dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il
reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare
la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato. (R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati
diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare
l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse
pubblico ai fini del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135 la
consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un
gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione
certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e
fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai
cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione
certificante rilascia all’amministrazione procedente apposita
autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di
accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi
della normativa vigente. (L)
3. Quando l’amministrazione procedente opera
l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere
anche per fax e via telematica. (R)
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di
informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni
certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti,
senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi
informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità
personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro
certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono
necessari e le suddette informazioni sono acquisite con qualunque mezzo
idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito
della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella
del documento originale. (R)
Articolo 44
(R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento
di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile
in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono
acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le
amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti
solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45
(L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di
nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in
documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono
essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto
divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di
pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione
dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di
riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti
contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le
amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici
servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la
veridicità dei dati contenuti nel documento di identità o di
riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei
dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non
autenticata del documento stesso. (R)
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli
stati, le qualità personali e i fatti in esso contenu ti possono essere
comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato
dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel
documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio. (R)
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46
(R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o
discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche
amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di
abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione
tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei
benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi
dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di
tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari,
ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di
servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di
provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di
decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel
casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti
penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile;
ee) di non traversi in stato di liquidazione o di fallimento e di non
aver presentato domanda di concordato. (R)
Articolo 47
(R)
Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la
osservanza delle modalità di cui all’articolo 38. (R)
2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del
dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti
relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste
per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i
concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali
e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati
dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente
che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto
necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del
duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e
qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi
è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione
sostitutiva. (R)
Articolo 48
(R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli
interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione
delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il
richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi
di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo
contiene anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre
1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le
dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la
relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49
(R)
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di
origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere
sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa
di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti
dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico
certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive
rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50
(R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono
appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di
protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni
del presente testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il
1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente
testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15
marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito
del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione
unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché
di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato
provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di
registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore
del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi
ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle
disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche
definite dall'Autorità per l'informatica della pubblica
amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei
documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di
sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52
(R)
Il sistema di gestione informatica dei documenti.
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti,
in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento
ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati
nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni
del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle
disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del
sistema di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53
(R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante
la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o
i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non
modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo
nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle
operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in
unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,
da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione
di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini
ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici,
gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i
materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti
già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54
(R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui
all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la
procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono
rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni
previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e
tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed
agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55
(R)
Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o
l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area
organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è
assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice
di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento
della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di
registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento
informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le
operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56
(R)
Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione
informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate
all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo
55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni
necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57
(R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e
costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata
ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58
(R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e
la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti
sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile
della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti
da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro
per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi
deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle
singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di
favorire le attività di controllo.
Articolo 59
(R)
Accesso esterno
1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni
del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante
l’impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e
strumenti che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da
parte dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure organizzative
volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i
criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica,
del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la
visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti
da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche
indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione
del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la
firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente
testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le
funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei
documenti messe a disposizione – anche per via telematica – attraverso
gli uffici relazioni col pubblico.
Articolo 60
(R)
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante
proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione
informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui
al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di interconnessione
stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la
realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai
sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria
delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di
accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti
attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data
di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto,
ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero di protocollo
attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni
fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione,
alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai
documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61
(R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali
e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità
tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione
definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni
della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e
abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo
unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro
giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie
siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e,
comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione
delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti
e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli
articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli
articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da
parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62
(R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del
sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione
delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione
informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63
(R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni
qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale
procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa,
la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del
ripristino della funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura
informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale
gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare
l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una
settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del
provvedimento di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni
registrate manualmente. (R)
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di
emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque
garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito
del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. (R)
5. Le informazioni relative ai documenti
protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,
utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al
ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino,
a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. (R)
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64(R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine
alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi
informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di
rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali
che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di
efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla
legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per
tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo.
Articolo 65
(R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati all'articolo
52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei
flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo
stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Articolo 66
(R)
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione
dei flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del
formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei
flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione
pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67
(R)
Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede
a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti
conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione. (R)
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio
corrente. (R)
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei
fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R)
Articolo 68
(R)
Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione
degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69
(R)
Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio
o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70
(R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare,
per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la
riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71
(R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad
effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui
sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive
di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le
modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi
dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche
attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da
questa custoditi. (R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46
e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili
d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere
la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi
è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in
mancanza il procedimento non ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni
sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui all’articolo
2, l’amministrazione competente per il rilascio della relativa
certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a
fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del
dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti
informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le
risultanze dei dati da essa custoditi. (R)
Articolo 72(R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le
amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure
organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione
dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione. (R)
2. La mancata risposta alle richieste di controllo
entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio. (R)
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73
(L)
Assenza di responsabilità della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità
per gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti
a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 74
(L-R)
Violazione dei doveri d’ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la
mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o
di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo
unico; (L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai
sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la
dichiarazione sostitutiva; (R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione
di un documento di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli
ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di
assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita. (R).
Articolo 75
(R)
Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76,
qualora dal controllo di cui all’articolo 71 emerga la non veridicità del
contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici
eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della
dichiarazione non veritiera.
Articolo 76
(L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma
atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è
punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più
rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli
articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate
nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono
commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione
all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può
applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla
professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77
(L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente
testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio 1968 n.15; l’articolo 2,
comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993 n. 537; l’articolo 2
commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito
dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge
15 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge 16
giugno 1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.
340; l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n. 342. (L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre
1997, n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre
1998, n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989,
n. 223. (R)
Articolo 78
(L-R)
Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente
testo unico restano comunque in vigore:
a) le vigenti disposizioni legislative e
regolamentari in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di
cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542,
al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998,
al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e
le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109
concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione
dell’indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che
richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993
n. 537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31
dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione
delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive
e i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche
già emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni
archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con
riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari
disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di dati
personali da parte delle forze dell’ordine, ai sensi dell’articolo 4
legge 31 dicembre 1996, n. 675.
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